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Imagina el siguiente escenario:

Durante meses has invertido tiempo y recursos para planificar y organizar un evento. Si es un congreso, has seleccionado ponentes destacados, con un programa muy atractivo e interesante para la audiencia.

Lanzaste el evento y se vendió el 20%, nada mal, pero luego de unas semanas las inscripciones se han estancado … y comienzas a pensar ¿Y si el evento no cumple las expectativas de asistencia?

¿Te ha pasado?

Ahora, tu bien sabes que en cuestión de asistencias hay muchos factores que tomar en cuenta y que aun considerándolos, puede ser algo incierta la respuesta de la gente y más cuando hay un compromiso de venta, y por ende, un desembolso económico que debe hacerse.

Razones comunes para la baja asistencia a eventos

Comprender las razones detrás de la baja participación es crucial para aumentar la asistencia al evento.

Campaña de promoción corta o insuficiente: La ausencia de conocimiento sobre el evento impide la asistencia de posibles participantes. Por supuesto, por más que se le meta dinero a medios, siempre habrá quien diga que no se enteró o supo, pero más vale invertir para recuperar.

Temática fuera de tiempo o no actualizada: Si el programa es repetitivo, poco novedoso o no adaptado a los públicos, será un reto garantizar la asistencia y luego, la permanencia, de la audiencia .

Horario o Ubicación Inconvenientes: La elección cuidadosa de la fecha, hora y lugar es vital para maximizar la participación. Y más en fechas competidas o bien, en plazas dinámicas.

Boleto o entrada cara: Facilitar la asistencia empieza también en el valor del ticket. Hay que tener una buena ingeniería de costos para determinar el valor de la entrada, haciéndola, en la medida de lo posible, asequible y accesible.

Actuar estratégicamente para abordar estas causas comunes puede marcar la diferencia y garantizar el éxito del evento.

  1. Entender las Necesidades de la Audiencia y Adaptarlas al Evento:Enfocarse en superar desafíos, satisfacer deseos y abordar necesidades clave de la audiencia es fundamental. Realizar una investigación de mercado detallada para identificar desafíos, información o habilidades deseadas, y motivaciones para asistir. Adaptar la mensajería y la experiencia del evento según estas necesidades garantizará un enfoque centrado en la audiencia y la reputación de ofrecer eventos altamente valorados.
  2. Crear experiencias y campañas personales:Involucrar a los prospectos más interesados aumentará la probabilidad de participación, ya sea mediante la segmentación de la audiencia y adaptación de mensajes y contenido utilizando herramientas de automatización de marketing. Configurar campañas para mantener el evento en la mente de los participantes.
  3. Crear eventos para la audiencia, no para el organizador: Desarrollar un concepto de evento atractivo y compartir detalles con socios, patrocinadores y personas influyentes para aumentar la visibilidad. Las campañas de expectativa suelen maximizar el interés y el deseo de participación.
  4. ¿Ya tienes una audiencia cautiva?:Aprovéchalos y destaca con ellos beneficios clave e incrementa, si te es posible, el valor que obtendrán al asistir nuevamente a tu evento. Crea status y tradición de ir a tu evento sí o sí.
  5. Genera nuevos enfoques y beneficios:Si asisten con dos o más personas, podrías ofrecerles encuentros cortos con oradores expertos. Esta propuesta de valor agregado brindará a los participantes razones convincentes para asistir en persona.
  6. Programas de descuentos y recompensas: Ofrecer descuentos podría aumentar las ventas iniciales. Trata de crear un sentido de urgencia, “si no compras ahora, mañana ya no habrá espacios”.
  7. Campañas preventivas: Desde cápsulas, lecturas relacionadas, sondeos y encuestas, si logras involucrar desde antes a la audiencia, es posible que termines generando un impulso positivo y necesidad de compra.
  8. Agendas personales:Facilitar al usuario, elegir que ver y donde participar, suele ser un incentivo y más en medios donde el tiempo es de gran valor.
  9. Enviar mensajes por correo electrónico o WhatsApp:Mantener a los participantes informados con recordatorios periódicos por correo electrónico, incluyendo detalles clave y un llamado a la acción, siempre y cuando tengas su permiso para hacerlo.
  10. Haz evidente que la gente debe estar en tu evento. Usa testimoniales, fotos, videos, encuestas. Muestra lo que nos podemos perder si no vamos y además, usa la estrategia social, menciona cuantos llevas ya inscritos , di de donde son. Todos queremos ser parte de algo.

Cuéntanos ¿Qué otras estrategias puedes llevar a cabo?

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