Parte fundamental en todo evento que nos asegura “llegar” al público que hemos elegido es la invitación.
Si, suena muy lógico, pero lo mas lógico es a veces lo que menos hacemos, por eso y a manera de guia, comparto los 5 errores mas comunes de los que me he dado cuenta y que uno lo he vivido respecto a las invitaciones:
1.- Utilizar la misma base de datos para todos los eventos sin tomar en cuenta el tipo de evento y el objetivo del mismo.
Cuando establecemos el objetivo, podemos saber a que tipo de personas debemos dirigirnos para lograr su cumplimiento. El error común es tomar la base de datos completa y enviar la invitacion o imprimir etiquetas asi como esta y no aplicar filtros acorde a lo que buscamos. La consecuencia, en el mejor de los casos tenemos un gran número de asistentes pero ninguno relacionado de forma directa con el tipo y objetivo del evento
2.- Enviar la invitación pocos días antes del evento
Sabemos que segun el tipo de evento y el perfil del invitado hay que establecer el tiempo mínimo y máximo de invitacion por diversos motivos:
Por la agenda del invitado
Por la agenda de la plaza o del complejo( si hay mas eventos, el nuestro podría ser el menos concurrido si no llega la invitación a tiempo.
Por el presupuesto (mensajería express y además, urgente, es mas cara)
Por la forma de envio y entrega, no es lo mismo entregar invitaciones en una ciudad que hacerlo a nivel nacional con acuse de recibo, o por correo tradicional o por medio del staff.
3.- No tener un sistema de control de envio y de confirmaciones.
Cuando se manejan invitaciones, bien vale la pena invertir en algún programa gestor, o bien, usar una hoja de calculo y llevar un control de cuando se envió la invitación, a que domicilio, tiempo promedio de entrega, número oara confirmar recepción( para dar seguimiento) y además, unas columnas para confirmar la asistencia, quien y cuantos asisten y forma y fecha de confirmación).
4.- !No enviar la invitacion!
Si, suena muy extraño, pero ese caso ya lo vivi.
Una empresa grande tuvo la gestión de un evento de lanzamiento a nivel regional, cuidaron casi todos los detalles, catering, audio, edecanes, souvenir, sede, todo , solo que por las prisas y por no tener el control de actividades, “se les olvido” enviar la invitación ( la cual era por e mail). Resultado, el día del evento solo llegamos los proovedores pero de invitados, ¡nada!
5.- Invitar pero no recibir a los invitados.
Cuando invitas es para demostrar atención e interés especial en esa persona, pero algunos organizadores solo invitan pero no se hacen cargo de la recepción mas que de algunos cuantos, dejando que los demás invitados entren sin ser recibidos ni atendidos como se debe. No digo que el mismo organizador reciba a todos, seria lo recomendable, pero si es complicado, tener un equipo de apoyo para recibir a todos y hacerlos sentir especiales, que sepan que su presencia fue esperada desde que se elaboró la lista de invitados, se hizo la invitación y se envio hasta el momento en que ellos han llegado.
¿Qué errores has visto en el proceso de las invitaciones?
@Felipe_Reyes_B
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