Hemos hablado del protocolo y de cómo, cuando se aplica correctamente, influye en la comunicación y posicionamiento de un funcionario y de una entidad gubernamental o de una ejecutiva de una asociación o empresa.
Hoy nos centraremos en las precedencias, que podemos definir de manera sencilla como la ubicación en tiempo y espacio de los anfitriones, personalidades y funcionarios que presiden un acto o evento. Esta ubicación puede estar respaldada por leyes, decretos o normas en eventos gubernamentales (como informes de resultados, giras de trabajo o reuniones). En eventos organizados por terceros, y que son del ámbito privado, los reglamentos, manuales, usos y costumbres y hasta organigramas y cultura organizacional, determinan el orden de las personalidades presentes.
El tema de las precedencias es todo un arte, con múltiples interpretaciones y alcances. La buena noticia es que existen numerosos criterios aceptados y seguidos por muchos departamentos y jefes de protocolo, tanto a nivel oficial como privado. Muchos de estos criterios están establecidos en documentos legales. En México, por ejemplo, la Constitución establece el orden de las Secretarías de Estado, y por ende, el orden de acomodo de sus titulares en un evento presidido por el Presidente del país. Sin embargo, a nivel federal, estatal y municipal, existen numerosos manuales de protocolo que pueden diferir entre sí en su interpretación y aplicación.
Establecer precedencias en un acto no es tarea sencilla. Primero debemos determinar si se trata de un acto oficial, un evento privado con la participación de funcionarios de los tres niveles de gobierno, o un acto social donde el anfitrión es el punto de atención, como en una boda.
Es importante señalar que, para los funcionarios de alto nivel, su jerarquía nunca se pierde debido al cargo que ostentan. Sin embargo, el trato hacia ellos debe adaptarse según el contexto, siempre bajo el principio de respeto. No es lo mismo el trato que recibirán en una toma de protesta que en una cena informal con amigos.
Establecer precedencias no solo implica tener información y formación, sino también la habilidad y sensibilidad para manejar las expectativas y deseos de los invitados, que a menudo desean ser protagonistas fugaces al menos desde su ubicación. Anticipar estas y otras situaciones similares es una tarea que un jefe de protocolo debe contemplar y resolver.
Lo básico
Establecer precedencias implica conocer el objetivo del evento, la razón de la presencia de los invitados y el impacto que tendrán según su acomodo. Por eso, las precedencias no serán iguales, aunque se trate de actos similares y con los mismos invitados. Esto es lo que convierte a la precedencia en todo un arte.
La precedencia no solo se aplica en presídiums, sino también en mesas, recorridos, medios de transporte, intervenciones, etc. Cada uno de estos momentos debe estudiarse y, a partir del análisis, establecer el criterio y orden adecuado para asignar el lugar correcto al invitado en función del momento, espacio y tiempo del evento.
El domus protocolar y el derecho de la derecha
En protocolo, nos apoyamos en el domus protocolar para establecer la mayoría de las precedencias. Este no es más que el punto focal central del escenario, mesa, lugar o sitio, desde donde se ordenan las precedencias para el evento.
Bajo este concepto, quien ocupe el centro del sitio es el más importante. Por ejemplo, si en un mismo espacio tenemos a un gobernador, un director de empresa y un trabajador, el gobernador estaría al centro y a su derecha, el director, siguiendo la jerarquía.
Este criterio se conoce como el “derecho de la derecha” y esencialmente establece que quien está a la derecha del de mayor jerarquía es el siguiente en importancia según su investidura, poder o papel en el evento.
Este ejemplo, aunque sencillo, puede complicarse si el trabajador es reconocido por sus méritos. En ese caso, su ubicación podría seguir siendo a la izquierda del gobernador, pero se le darían más reflectores mediante el uso de elementos como fotografías, discursos y menciones.
Es fundamental tener en cuenta que las precedencias siempre se establecen, al menos en Occidente, a partir de la ubicación del anfitrión y su vista hacia el público, de frente al público.
Criterios base
La única manera de desarrollar y fortalecer nuestro conocimiento en precedencias es la práctica. Habrá ocasiones en que cometamos errores y nos demos cuenta a tiempo, lo cual se convertirá en experiencia valiosa si llevamos un control. Por ello, es conveniente hacer un documento donde anotemos la personalidad o funcionario que asistió, el objetivo del evento, la precedencia asignada y observaciones generales. Así, generaremos un historial que, aunque difícilmente se repetirá, nos servirá de sustento para establecer el criterio de ordenación adecuado en el futuro. Hoy quiero compartir estos cuatro criterios básicos:
- Criterio de antigüedad: Este criterio se usa cuando las personas tienen el mismo cargo o función. En función de su antigüedad en la dependencia, se acomodan. El titular de la dependencia siempre irá al centro, y a partir de él se genera el acomodo. En eventos sociales, la persona de mayor edad tendrá mayor importancia, siempre después del anfitrión o quien presida el evento.
- Criterio alfabético: Es el más utilizado porque no favorece a nadie en particular. En función del apellido, se acomodan los invitados. Así, quien se apellide Hernández irá primero que quien se apellide Zúñiga.
- Criterio de equiparación: Imagina un evento con tres empresas, dos de ellas manejan la figura de presidente y la otra de gerente. En este caso, se define que los tres tienen la misma importancia y se les trata por igual. Para más de dos, se usa un criterio de acomodo diferente, generalmente el alfabético.
- Criterio político: En función del tipo de evento, el acomodo obedece a los compromisos e intereses que se buscan concretar.
La precedencia es un arte porque aplicar correctamente los criterios establecidos no es fácil, y porque hay que saber lidiar con los “cambios” que algunos personajes intentan hacer para atraer el reflector hacia ellos.
Cuéntame ¿Cómo te va con el tema de las precedencias en tu país u organización?
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