En la pasada entrega ( http://felipe.reyesbarragan.com/2016/08/04/protocolo-es-comunicacion-2/) hablábamos de la importancia del  protocolo en la gestión de eventos, siendo un elemento fundamental para desarrollar actos que sean en verdad especiales, no solo por su forma, sino por la experiencia que dejan (los eventos) en el asistente. De hecho, ahora estamos en un momento donde el público recuerda más lo que paso antes y después del evento que en el mismo evento, es decir, recuerdan lo que muchas veces no contemplamos, desde cómo fue invitado, como fue atendido y como fue despedido y el trato posterior a evento.

Pues bien, en esta entrega compartiré una serie de recomendaciones para que los eventos fluyan y sean exitosos en todos los sentidos desde el punto de vista del protocolo.

Lo primero a considerar es que “Un jefe, responsable o encargado de protocolo debe crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada y sobre todo, que abonen a la consecución de los objetivos deseados a corto, mediano y largo plazo” y para que esto pase debe haber una serie de condiciones a considerar.

Cuando hablamos de protocolo consideramos la precedencia, que no es más que el orden y lugar que ocupan las personas y también los objetos, estos últimos, elementos accesorios.

En protocolo tenemos 3 principios que bien vale la pena vayamos adaptando a nuestros eventos:

1.- Principio de ordenación: es decir, que tipo de evento estamos organizando ¿Público, privado, mixto? O quizás un acto oficial, oficial privado. Cuanto tenemos claro que estamos haciendo y para qué, entonces es más fácil definir el lugar y orden de todos los involucrados en la organización del evento.

2.-Principio de jerarquización: Con este principio categorizamos la ubicación adecuada, idónea o correcta de las personas y de los materiales, por ello contamos con categorización personal que se refiere al orden de las personas dentro de los espacios o áreas del evento y a la categorización material, la que ordena los símbolos, los objetos y las cosas. Por ejemplo, si en nuestro evento usamos la bandera nacional, primero debemos establecer para que la usamos, pues no es un elemento decorativo, su presencia debe estar justificada y segundo, debemos establecer su lugar en la ceremonia o evento.  La bandera debe tener un lugar privilegiado y sobra decir que es la primera a la que se le rinde honores, aun sobre las personas ¿interesante no?

Aprovecho para recordar el peso que tiene el uso de los símbolos patrios, así como de los algunos elementos accesorios para reforzar primero, el objetivo del evento, segundo, para facilitar que el mensaje que se desea dar sea el adecuado y tercero, integrar todo de tal manera que todo fluya.

3.- Principio de armonización. Este principio es básico y sobre todo fundamental. Trata sobre “suavizar” y provocar que los eventos “fluyan” considerando las particularidades de las personas, por lo que el buen trato, el conocimiento sobre usos y costumbres y, sobre todo, el uso correcto del sentido común es fundamental.

Te ejemplifico. Imagina que haces una sesión de trabajo donde parte de equipo son musulmanes y la otra parte mexicanos y llevara casi todo el día… pues bien, debes de considerar que se harán pausas en al menos 5 ocasiones para que puedan rezar. Si esto no lo tienes considerado en tu programa, puedes perder el control de la sesión y, sobre todo, causar molestias en los equipos, de esto trata el principio de armonización.

El protocolo, el ceremonial y la etiqueta se basa en el factor humano, si, ese factor que no puedes controlar y que termina por cambiar el rumbo de los eventos, para bien o para mal.

Por ello, cuando hablamos de protocolo no hablamos de imponer, sino de aconsejar para que el evento fluya, la gente se sienta cómoda y, sobre todo, se cumpla el objetivo del evento.

Y para que eso pase, es necesario entonces identificar las 3 fases del protocolo:

1era fase Estructura

En esta fase hacemos una revisión de todos los elementos humanos y materiales que requerimos para que el evento se realice. En esta fase empezamos a detectar particularidades, por ejemplo, si sabemos que para que el evento brille es necesario que asista una personalidad del mundo deportivo, tendremos que ir considerando desde la forma de llegada, el acceso, el recibimiento, una área de espera por un lado y por otro, el control de la prensa que ira por verlo, pero que dejara de lado nuestro evento y quizás la cobertura mediática sea entonces sobre la asistencia del deportista y no sobre la razón de organizar el evento.

2da fase Gestión

Sabiendo lo que necesitas y las particularidades de cada evento, entonces es momento de ir dando los siguientes pasos y empezar a armar el rompecabezas que significa ordenar y organizar el evento.

3era fase Asesoramiento

¡Esta fase es de suma importancia, pues aquí es donde entra el experto que sabe sobre costumbres, gustos, tradiciones, sobre el invitado, los asistentes, sobre todo!

¿Recuerdas la película “El diablo viste a la moda”? En una escena que se lleva a cabo en medio de una gala, la jefa es asesorada en cuanto a los invitados por una de sus asistentes, que usan un libro con las fotos de los invitados y sus principales características. pues bien, eso es asesoramiento.

En esta entrega hablamos de los principios y las fases del protocolo, comprendiendo esto podremos entonces dar paso a uno de los puntos más fuertes del protocolo en eventos, las precedencias, de esto hablaremos en la siguiente edición.

Felipe Reyes Barragan

Asesor en protocolo y relaciones publicas

www.reyesbarragan.com