Colaboración publicada originalmente para la revista Alcaldes de México
Inicio mis colaboraciones con uno de los temas que más me apasiona y del cual estoy seguro que si valoráramos su peso e impacto en las organizaciones, sean públicas o privadas , así como en el proceso de comunicación hacia nuestros públicos, aplicaríamos con mayor cuidado y observancia, cosa que no sucede siempre y menos en los ámbitos públicos.
El #Protocolo, según la RAE, es la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre, una definición que no define o bien, ya no es aplicable al mundo actual. José Antonio de Urbina, escritor del “Gran Libro del Protocolo”, define al Protocolo como: “Aquella disciplina que, con realismo, técnica y arte (pues tiene de las tres cosas), determina las estructuras o formas bajo las cuales se desarrolla una actividad humana pluripersonal e importante; con el objeto de su eficaz realización y, en último lugar, de mejorar la convivencia”.
Para quienes estamos inmersos en este mundo de la comunicación, las relaciones públicas, los eventos y el protocolo, entendemos que las funciones de esta última tiene un alcance mayor. Podríamos ejemplificar el uso que hacemos del protocolo cuando se ordenan personas y símbolos en ciertos momentos y actividades, pero sobre todo, en función del objetivo deseado, así, no será la misma estrategia cuando planteamos el orden de intervención de los funcionarios públicos en un evento de entrega de estímulos, al que usemos en el marco de una inauguración de un espacio público.
Queda claro que en ambos casos, si bien buscamos el posicionamiento de la institución y de los servidores, no podemos dejar de lado a la ciudadanía. Es de hecho, en este momento, donde el buen protocolo media entre los intereses de unos y otros, así, podríamos crear las condiciones necesarias para que los actos y las relaciones fluyan en perfecta armonía.
¿Protocolo y #eventos?
Notamos entonces una especie de “profesionalización o especialización” del protocolo en el desarrollo de los eventos, porque conlleva una parte de estrategia, que si bien pudiera aplicar el responsable de imagen o comunicación social, no tendría la visión 360 grados que necesitamos.
Muchas de estas desviaciones del objetivo, parten porque por más inverosímil que parezca, no solemos plantearlos (objetivos), me ha tocado escuchar a responsables de eventos municipales diciendo que su meta es que lleguen 400 personas, pero a la pregunta expresa de que esperara de ellos, la respuesta es que apoyen… ¿apoyar qué? ¿En qué lapso? ¿En qué medio?
Partir de la determinación de objetivos entonces será el camino más seguro al cumplimiento de los mismos y entonces podemos empezar a realizar las ordenación materiales, temporales, personales y espaciales de todo aquello que necesitamos para difundir el mensaje; sí, el mensaje, porque ¿para qué organizamos un evento o una reunión si no es para comunicar? Un mal acomodo de la gente, una mala recepción de los mismos, una evidente falta de quorum, todo ello termina diciendo más de qué queremos.
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