Te comparto mi colaboración bimestral que hice para la revista LM Latinamerica Meetings donde escribo sobre #Protocolo y #eventos
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En esta ocasión compartiré algunos errores que suelen darse en la organización de eventos de todo tipo y que inciden en los resultados finales y sobre todo, en la experiencia que el asistente o invitado se lleva.
Estos errores que pueden evitarse o minimizarse, desde el punto de vista del protocolo, pasan tan seguido que pensamos que son parte de la dinámica de los eventos y entonces, no hacemos nada para evitarlo.
Errores en el presídium.
Imagina que estas en un evento, para la inauguración el comité organizador ha convocado a 12 personas entre autoridades y personalidades del sector.
Al inicio del evento, cada una de ellas es presentada por el maestro de ceremonias, hasta aquí normal, pero al ser tantos, el momento termina por volverse tedioso y lo cierto es que después de la cuarta persona tu mente empieza a divagar, pero bueno, aquí no puede hacerse mucho, mas que considerar para la siguiente ocasión un presídium mas corto, con las personalidades precisas, ni mas ni menos.
Después de la presentación, es la hora de los mensajes, en esta etapa creeríamos que el organizador junto con los oradores han hecho los ajustes para hacer fluido los discurso, pero oh gran error, el primer orador vuelve a repetir a cada uno de los integrantes del presídium, y luego, el segundo, y luego el tercero y así hasta que has escuchado a 5 personas mencionar a las mismas 12 personas en un lapso de tiempo que se vuelve eterno y tedioso. Estarás de acuerdo conmigo que ese momento puede marcar la emoción del evento y entonces, podrías no alcanzar el objetivo emocional que has planteado.
Cuando hay este tipo de eventos donde los presídiums suelen ser extensos (por estrategia, ego o política) se debería limitar el mencionar a todos pues además de tedioso quita tiempo valioso para otros momentos, y se pierde el contexto, igual se recomienda mencionar solo al más importante como una atención o bien, usar la formula “integrantes del presídium” y continuar con las palabras del discurso en turno, no solo el orador notara la diferencia, los asistentes lo agradecerán.
Y no se si notaste que al principio mencione que el presídium estaba compuesto por 12 personas, como sugerencia, trata que sea non, así, al centro quedara la persona de mas importancia y entonces, a partir de el, fijar las precedencias correspondientes ( que vimos en el articulo anterior).
Errores en las invitaciones.
Parte fundamental en todo evento que nos asegura “llegar” al público que hemos elegido es la invitación.
Si, suena muy lógico, pero lo mas lógico es a veces lo que menos hacemos, por eso y a manera de guía, comparto los 5 errores mas comunes de los que me he dado cuenta y que uno lo he vivido respecto a las invitaciones:
1.- Utilizar la misma base de datos para todos los eventos sin tomar en cuenta el tipo de evento y el objetivo del mismo.
Cuando establecemos el objetivo, podemos saber a que tipo de personas debemos dirigirnos para lograr su cumplimiento. El error común es tomar la base de datos completa y enviar la invitación o imprimir etiquetas así como esta y no aplicar filtros acorde a lo que buscamos. La consecuencia, en el mejor de los casos, es que tenemos un gran número de asistentes pero ninguno relacionado de forma directa con el tipo y objetivo del evento.
2.- Enviar la invitación pocos días antes del evento.
Sabemos que según el tipo de evento y el perfil del invitado hay que establecer el tiempo mínimo y máximo de invitación por diversos motivos:
Por la agenda del invitado
Por la agenda de la plaza o del complejo( si hay mas eventos, el nuestro podría ser el menos concurrido si no llega la invitación a tiempo.
Por el presupuesto (mensajería express y además, urgente, es mas cara)
Por la forma de envió y entrega, no es lo mismo entregar invitaciones en una ciudad que hacerlo a nivel nacional con acuse de recibo, o por correo tradicional o por medio del staff.
3.- No tener un sistema de control de envió y de confirmaciones.
Cuando se manejan invitaciones, bien vale la pena invertir en algún programa gestor, o bien, usar una hoja de calculo y llevar un control de cuando se envió la invitación, a que domicilio, tiempo promedio de entrega, número para confirmar recepción( para dar seguimiento) y además, unas columnas para confirmar la asistencia, quien y cuantos asisten y forma y fecha de confirmación.
4.- !No enviar la invitación!
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Felipe Reyes Barragan
Perceptio Protocolo-RRPP-Eventos
felipe.reyesbarragan.com
