En los últimos años, y en una búsqueda de innovar y sorprender en cuanto a venues se refiere, los organizadores de eventos han echado mano de nueva sedes y lugares, así, hemos visto como espacios “tradicionales” o con otra vocación han sido utilizados para la realización de eventos de todo tipo, desde cocktails hasta congresos empresariales. En contraparte, algunos museos, centros culturales, teatros y foros han diversificado sus estrategias y han volteado a la industria de reuniones en una búsqueda de fuentes alternativas de ingresos y además, de posicionamiento, porque el impacto de asistir a un brindis en el museo, donde puedes esperar todo menos un montaje espectacular, seguramente generará interacciones y podría propiciar que al día siguiente, quien asistió al brindis, acuda ahora a ver una exposición con tiempo y calma.
Lo cierto es que los organizadores de eventos deben considerar que el uso de estos espacios es totalmente diferente al uso de áreas que tienen esa vocación de origen, así, un centro ferial con salones adhoc, tendrá políticas diferentes que las de un teatro, que por sus condiciones y particularidades, debe cuidar, además de la integridad de las personas, el resguardo del inmueble así como la imagen y reputación del espacio.
Si ya de por sí es complejo organizar un evento en un espacio, llamémosle alterno, el reto es mayor cuando debemos considerar si el espacio es administrado por una institución pública o por un ente privado, cada una de estas figuras implican otras reglas que muchas veces el organizador de eventos prefiere evitar y deja pasar la oportunidad de innovar y crear una experiencia diferente en su audiencia.
Por ello, esta ocasión, quiero compartirte un par de recomendaciones para hacer más satisfactoria tu experiencia y la del recinto.
1.- Pregunta por las políticas inherentes a la operación del espacio.
En algunos teatros, por ejemplo, tienes que presentar el programa del evento a realizar y además, debes poner a consideración del comité o patronato la actividad cultural que incluirás en el evento, muchos de estos espacios no rentan sus instalaciones si no presentas alguna actividad artística, pero debes antes ponerla a consideración para que esta sea aprobada.
2.- Horarios y alcances.
A diferencia de un salón comercial, donde puedes extender en un momento dado la duración de un evento, en museos y teatros debes apegarte a los horarios establecidos, ya que deben cumplir con normatividad municipal y estatal en cuanto a horarios de operación.
De igual forma, debes considerar que si es una cena, por ejemplo, los alimentos deben estar casi listos para servir, o bien, que no requieran de grandes cocinas, dadas las características generales, aunque también muchos espacios culturales tiene ya facilidades que antes no se tenían.
3.- Requerimientos técnicos.
Una de las grandes ventajas de estos espacios es que cuentan con equipos de alta tecnología y muchas facilidades para manejar grandes eventos, por ejemplo, plantas de luz, monitores de última generación, iluminación robótica y un equipo técnico capacitado. Por ello, es importante que siempre des a conocer, con lujo de detalle, el desarrollo del evento de principio a fin y los requerimientos que necesitas para qué la idea que nació en tu mente, se cristalice ante los invitados.
4.- Pagos, contratos y descuentos.
Por disposiciones gubernamentales, el uso de los espacios deben estar respaldados por contratos y en algunos casos, por pagarés. El primer punto es que el contrato que se usa es el que da el propio espacio, además, los tiempos de formalización/elaboración pueden ser más extensos que el promedio, pero la ventaja es que como organización, estarás protegido ante eventualidades. No olvides que los pagos deben hacerse días antes del evento, por lo que considera este recurso para no tener sorpresas y por último, las cuotas de arrendamiento son aprobadas en sesiones de comités o patronatos y no contemplan descuentos como si puede hacerlo el salón de un hotel o de un recinto.
Como verás, hay pros y contras, pero la experiencia final para tu asistente es la que debe inclinar la balanza al utilización o no de este tipo de espacios.
