Es un hecho que el protocolo y el ceremonial, bien planteados y mejor ejecutados, establecen el tono y generan el ambiente, en conjunto con otros elementos, que veremos de principio a fin, sea una ceremonia oficial, un acto académico, una reunión social o hasta una visita de estado entre naciones.
Hillary Clinton, al dejar la secretaria de Estado de los EEUU, llamó al protocolo y la diplomacia como el «Poder inteligente»: «… los funcionarios tienen que trabajar con los empresarios y los activistas, utilizar las nuevas herramientas tecnológicas, como las redes sociales, y actualizar las instituciones mundiales y regionales…».
Hoy, en medio de un mundo tan agitado, tan conectado y sobre todo, tan pendiente de lo que se hace o se deja de hacer, es necesario recordar , revalorizar y posicionar el papel que las y los jefes de protocolo y ceremonial juegan en el poderoso mundo de la percepción y de la realidad, sea en el sector público o privado.
El protocolo marca los límites, pero son los protagonistas quienes deciden seguirlos o saltarlos.
Y es que entre banderas al revés (el episodio más reciente fue en la cena entre el rey Mohamed VI de Marruecos y el presidente del gobierno español, Pedro Sánchez) o ubicaciones incorrectas en precedencias y ordenaciones, olvidamos que los errores pueden suceder. Lo mejor, claro, es evitarlos, pero pocas veces entrenamos o nos entrenan para saber que hacer en caso de que suceda algo fuera de lo planeado / esperado y robe el protagonismo al hecho.
Y si, a todos nos pasa.
Cuando me preguntan sobre la probabilidad – posibilidad de cometer un error de protocolo y ceremonial, o ser parte de uno, me gusta responder:
Solo hay dos tipos de responsables de protocolo: los que ya vivieron / cometieron un error y los que están por vivirlo / cometerlo.
Y ojo, no necesariamente tiene que ver con falta de preparación, de planeación o de previsión. Muchas veces los errores no suceden por una falta de revisión o supervisión del equipo (si lo hay, que en la teoría se habla de departamentos de al menos 4 personas, pero la realidad es que muchas veces el equipo de protocolo eres tú y ya), puedes tener todo listo, todo comunicado y todo entendido por cada uno y una de las participantes, pero en un momento dado, la máxima autoridad decide hacer un ajuste o cambio, porque él o ella ve algo en ese momento y no queda más que adaptarse, y si, también puede pasar por un simple y elemental olvido. Aunque trabajemos mucho y tengamos una visión 360 acompañadas de grandes habilidades, técnicas y experiencias, seguimos siendo humanos.
Anécdotas
Capricia Penavic Marshall, jefa de #protocolo en la administración de Obama detalla en su libro “ Protocolo: El poder de la diplomacia y cómo hacer que funcione para usted algunas anécdotas y vivencias liderando una las direcciones más robustas de protocolo y diplomacia en el mundo.
«…. en una reunión de la Asociación de Naciones del Sudeste Asiático organizada por el presidente Barack Obama en el Waldorf-Astoria en 2010, alguien colgó la bandera de Filipinas al revés. La delegación filipina aún no lo había visto, pero los medios de comunicación se habían enterado. “Mi corazón se detuvo”, escribe Marshall. “No solo fue una falta de respeto fundamental a su país: el protocolo de la bandera es una de las principales prioridades que se espera que un país anfitrión ejecute a la perfección, pero en este caso la imagen envió un mensaje muy específico: en Filipinas, una bandera invertida significa que una nación está en estado de guerra”.
Marshall corrigió la bandera infractora. Pero el punto más destacado de su historia es que ella, y la administración, reconocieron el error y expresaron su pesar.
“Lo sacamos de la mesa antes de que ganara terreno”.
Capricia Penavic Marshall
McKayla Maroney, gimnasta artística estadounidense, no pudo evitar hacer una mueca al ganar la medalla de plata en los Juegos Olímpicos de Londres en el 2012. Este gesto fue malinterpretado y no fue hasta que la misma Maroney contó que sufrió los abusos sexuales de Larry Nassar, el médico de la selección femenina de Estados Unidos. La mueca cambió entonces su significado por completo y se convirtió en una gesto que incluso el presidente Barack Obama quiso representar junto a ella.
Otra anécdota que Marshall relata es que en una recepción oficial, ella estaba de pie en los escalones de mármol. Mientras ella y los Obama se movían para saludar al presidente Felipe Calderón y a su esposa, Margarita Zavala, que llegaban, cuando de repente, su talón se enganchó en un hueco y, en un instante, todo cambió. Afortunadamente, pudo saltar ligeramente al siguiente escalón, antes de caer sentada. Escribe Marshall. “Recuerdo que el presidente me buscó para que lo ayudara (era demasiado tarde, por desgracia) y luego le gritó a la prensa: ‘¡No tomen esa foto!’ La prensa no cumplió.
El protocolo, pues, es una manera no sencilla ni fácil (hay que usar el método AERA Aprender, Entender, Razonar y Aplicar) de mostrar respeto y generar y sobre todo mantener conexiones, y más en un contexto donde la preparación marca la gran diferencia. Y aun así, quizás un día nos equivoquemos, entonces, no queda más que repetir el ciclo Aprender, Entender, Razonar y Aplicar –AERA–
Quienes estamos involucrados en la gestión protocolar y ceremonial, sabemos que nuestro actuar es tras bambalinas y que desde el anonimato cuidamos los detalles y sabedores, que nuestro trabajo habla por nosotros y que aunque no le pongamos rostro a los actos, somos responsables directos del éxito del acto o actividad. No podemos negar que la gente solo escucha sobre los fracasos, no los éxitos y para evitar o minimizar la posibilidad de caer en ellos, los y las jefas o responsables de protocolo deben tener algo en mente: “Primero que todo, plan, plan, plan, plan».
Cuéntame, ¿te ha tocado equivocarte o cometer un error?
