Esta pandemia ha acelerado el uso cotidiano de las aplicaciones para trabajar a distancia mediante salas virtuales que bien pueden servir para ver temas laborales, dar anuncios importantes o simplemente como un espacio de «reunión» digital en tiempos donde el distanciamiento social es la regla general que se aplica en los diversos ámbitos de la vida cotidiana.
Si bien es cierto que las #videoconferecias o #videollamadas tuvieron su primer despegue en el 2009, después de que el mundo tuvo su primer contacto con la influenza, ahora, 11 años después, hemos visto como las reuniones online cobran mayor fuerza y serán, casi seguro, una herramienta esencial que las empresas y gobiernos utilizaran de forma predominante los siguientes meses y años.
Y esto sin duda abrirá nuevos debates y retos en procesos que antes eran presenciales y ahora serán virtuales, los eventos de gobierno.
Los encargados de las áreas de giras y eventos o de comunicación están enfrentándose a nuevas plataformas donde el mensaje tiene mayor impacto que los elementos accesorios o ambientales. No es lo mismo dar un discurso en una serranía, al aire libre, con 200 o 300 personas, con elementos como cicloramas, pendones, presidiums y otros, a tener una sala virtual donde tu impacto principal será lo que digas y cómo lo digas. Pero al mismo tiempo, elementos como el ceremonial a seguir, las precedencias «virtuales», los invitados, ahora asistentes, la etiqueta del evento así como aspectos de seguridad y de seguimiento a los temas son todo un abanico del cual apenas se están haciendo ajustes y al mismo tiempo procesos.
A manera de guía, algunos elementos a considerar:
Elegir la herramienta adecuada.
Entre tantas plataformas, los gobiernos deben elegir aquella herramienta digital que ofrezca mejores prestaciones en cuanto a privacidad y seguridad. Sabido es que algunas de ellas presentan problemas y suele pasar que reuniones son «hackeadas» e intervenidas.
Espacios adecuados
Si bien es cierto que las videoconferencias pueden ser tomadas o dadas en cualquier lugar y entorno, conviene tener un lugar exprofeso para ello:
Control de iluminación ( Sin dudas, la iluminación es el principal elemento para conseguir una buena imagen y sobre todo generar sensaciones y darle fuerza, dramatismo o dinamismo a los mensajes).
Escenografía. No es lo mismo que se vea de fondo un armario con libros o el cuadro de la oficina , a que estés en un espacio donde se ubique la bandera del país, la del estado así como otros símbolos de poder. Evitemos el uso de decoración excesiva, como cuadros, adornos o flores.
Agenda y moderador. Así como un evento oficial, una reunión debe tener una orden del día así como un moderador que vaya guiando los pasos y momentos previos a que inicie el evento. Además, esta figura es al mismo tiempo un observador de lo que acontece mientras llega el titular o funcionario. Al mismo tiempo, da a conocer la reglas del evento, con preguntas, sin preguntas, con intervenciones de terceros, maneja los tiempos y da las pausas entre mensaje y mensaje.
Observadores. Al igual que una reunión presencial, en las de gobierno se establecen acuerdos y si bien es necesario grabar las reuniones íntegras, alguien del equipo debe estar anotando los compromisos para su posterior seguimiento.
Asistente. Es el responsable del programa, la invitación y convocatoria de los participantes del evento. Su papel también es tener listo los materiales a presentar, que previamente deben ser revisados y pensados para el entorno digital, esto es, que muchas personas pueden tener conexiones débiles y al pasar por ejemplo, videos, estos se pueden ir pixeleando y hacer que la señal se caiga.
Además esa persona se encarga de enviar mensajes previos para que todos los invitados estén conectados a la hora, así, si alguno no llega, puede contactarlo y darle seguimiento. La idea es que estando todos listos, pueda incorporarse en audio y video el funcionario de mayor rango que presidirá la reunión.
Etiqueta. Si bien es cierto que se permite un poco de flexibilidad en cuanto a la vestimenta, al final el funcionario representa a una entidad y por lo tanto, su ropa debe ir acorde al mensaje y audiencia que dará. Esto incide también en el tono y lenguaje a utilizar.
Aspectos legales. Algunos países están ya elaborando normas donde se define al alcance de los acuerdos signados en una reunión digital, igual que definen las minutas y sus firmas así como establecen el «quórum» con el que un evento formal puede ser legal y válido. Veremos mas sobre esto en los siguientes días y semanas.
Audiencia. Fundamental conocer quien estará detrás de la pantalla viéndonos y escuchándonos. El tiempo de retención disminuye conforme pasan los minutos, por eso, el mensaje debe darse en el timming preciso.
Por último, en una videoconferencia tenemos la posibilidad de apreciar de mejor manera las señales no verbales. Estudios demuestran que el 7% de la comunicación es verbal (es decir, el contenido de sus palabras), mientras que su inflexión vocal constituye el 38 % y las señales no verbales constituyen el 55 % y tener esto en mente nos hará planear mejores y efectivas reuniones.
