El arte de la precedencia en el ámbito público

Hoy hablaremos de las precedencias, que podemos definir de forma sencilla, como la ubicación en tiempo y espacio de los anfitriones, personalidades y funcionarios que presiden un acto o evento, sustentada bajo leyes, decretos o normas.“

Hemos hablado del protocolo y de como este, bien aplicado, incide en la comunicación y posicionamiento de un funcionario y de una dependencia o instancia pública gubernamental.

Hoy hablaremos de las precedencias, que podemos definir de forma sencilla, como la ubicación en tiempo y espacio de los anfitriones, personalidades y funcionarios que presiden un acto o evento, ya sea sustentada bajo leyes, decretos o normas cuando se trata de un evento de gobierno ( Informe de resultados, gira de trabajo, reunión) o bien, cuando se trata de eventos o actos organizados por terceros, muchas veces del ámbito privado, donde los usos y costumbres propios de cada organizador, evento, sede o país son los que determinan, en algunos casos el orden de acomodo de las personalidades presentes.

Establecer las precedencias en un acto no es tarea sencilla. Debemos establecer primero si se trata de un acto oficial, de un acto privado con la participación de funcionarios de los 3 niveles de gobierno o bien si es un acto social donde el o la anfitriona sean, en este caso, el punto de atención focal, por ejemplo, una boda.

Es importante señalar que en el caso de los funcionarios de primer nivel, su jerarquía, por el nivel que estos ostentan, nunca se pierde, aunque no es lo mismo el trato que este recibirá en una toma de protesta que en una cena casual con amigos, es decir, debe adaptarse, bajo el principio de respeto, al ámbito donde este  esté presente.

El tema de las precedencias es todo un arte, pues hay diversas lecturas y alcances, La buena noticia es que existen infinidad de criterios aceptados y seguidos por muchos departamentos y jefes de protocolo tanto a nivel oficial como privado, y muchos de estos criterios, al menos lo que aplican para funcionarios, están señalados en documentos legales. En México, podemos citar la Constitución, donde señala el orden de las Secretarías de Estado y por ende, el orden de acomodo de sus titulares, en un evento, donde, por ejemplo, presidiera el Presidente del país. Aunque también es cierto que a nivel federal, estatal y municipal, hay infinidad de manuales de protocolo que luego en su lectura y aplicación difieren entre sí.

Establecer las precedencias no solo implica información y formación, se requiere algo especial, la habilidad y sensibilidad para poder manejar las expectativas y deseos de los invitados, que desean ser protagonistas fugaces, al menos desde su misma ubicación, y que trataran de estar en los lugares que mejor consideren, aunque por norma no les corresponda. Anticipar esta y otras situaciones similares es algo que un jefe de protocolo debe contemplar y resolver.

Lo básico

Establecer las precedencias implica conocer el objetivo del evento, la razón de estar de los invitados y el sentido e impacto que estos tendrán según el acomodo que de los mismos establezcamos, por ello, las precedencias no serán iguales, aunque se trate de actos similares y con los mismos invitados. Eso es lo que convierte a la precedencia en todo un arte.

La precedencia no solo se da en presídiums, se da también en mesas, en recorridos, en acomodos en medios de transporte, en intervenciones, etc., por ello cada uno de estos momentos debe estudiarse y establecer, a partir del análisis, el criterio y orden que se usará para asignar el lugar adecuado al invitado en función del momento, espacio y tiempo de evento o acto.

El domus protocolar y el derecho de la derecha

En protocolo nos apoyamos, para establecer la mayoría de las precedencias, del domus protocolar que no es más que el punto focal central del escenario, mesa, lugar, sitio, desde donde se harán las ordenaciones de las precedencias que se establecerán para el evento.

Bajo este concepto quien ocupe el centro métrico del lugar en cuestión sería el más importante, así, si tuviéramos en un mismo lugar a un gobernador, un director de empresa y un trabajador quien estaría al centro seria el gobernador y a su derecha, el que le sigue en jerarquía, que, en este caso, sería el director.

A este criterio se le conoce como el derecho de la derecha y en esencia dice que el que sigue a la derecha del de mayor jerarquía es el que sigue en orden de importancia en función de su investidura, poder o papel en el evento.

Este ejemplo, que parece sencillo, puede complicarse si el trabajador será reconocido por sus méritos, entonces, podría ser que su ubicación siga siendo la misma, la izquierda del gobernador, pero los reflectores se le darían más al trabajador mediante el uso de elementos como fotografías, discursos, menciones, etc.

Y antes de seguir avanzando te comparto algo fundamental, las precedencias se establecen siempre, al menos en occidente, a partir de la ubicación del anfitrión y de la vista que tenga este hacia el público, de frente hacia el público.

Criterios base

La única forma de desarrollar y fortalecer nuestro conocimiento en las precedencias es la práctica,  habrá veces que nos equivoquemos y que nos demos cuenta a tiempo, todo ello será experiencia que nos servirá si establecemos un control, por ello, conviene hacer un documento  donde vayamos anotando la personalidad o funcionario que asistió, el objetivo del evento y la precedencia asignada, así como observaciones generales, así, generaremos un historial que si bien será difícil que vuelva  a repetirse, nos servirá como sustento a la hora de establecer el criterio de ordenación adecuado.

Hoy quiero compartirte hoy estos 4 criterios básicos:

Criterio de antigüedad: Este criterio se usa cuando las personas tienen el mismo cargo o función, entonces, en función de su antigüedad de la dependencia, es como se acomodan. En este supuesto, el titular de la dependencia siempre ira al centro y será,  a partir de él, como se genere el acomodo.

En lo social, el de mayor edad será quien tenga mayor importancia, ojo, en ambos casos, solo después del anfitrión o de quien presida el evento.

Criterio Alfabético: este es el más utilizado porque es un criterio que no favorece a nadie en particular. En función del apellido, se van acomodando los invitados, así, quien se apellide Hernández irá primero que quien se apellide Zúñiga.

Criterio de equiparación: Imagina que haces un evento donde concurren 3 empresas, en dos de ellas, se maneja la figura de presidente, en la otra, de gerente. En este caso se define que los 3 tienen la misma importancia y se les trata por igual. En este tipo de criterio es necesario cuando son más de dos, usar un criterio de acomodo diferente, alfabético es el más usado.

Criterio político: en función del tipo de evento, el acomodo obedece a los compromisos e intereses que se buscan concretar.

Por ello se dice que la precedencia es un arte, porque aplicar correctamente los criterios que hay establecidos y reconocidos no es tan fácil, pero sobre todo, porque hay que saber lidiar con los “cambios” que algunos personajes suelen  hacer con toda la intención de atraer el reflector hacia ellos.