Opinión

«Necesitamos que nos ayudes con el protocolo del evento.» La siguiente pregunta casi siempre es la misma: ¿cómo acomodamos a las autoridades?

Mi respuesta suele ser cordial. Pero por dentro pienso exactamente lo mismo: llegaron tarde.

No porque el evento ya no pueda salir bien, sino porque las decisiones realmente importantes ya fueron tomadas.

El programa ya está definido. Las invitaciones ya se enviaron. Los espacios ya fueron asignados. La producción ya contrató el mobiliario. Los tiempos ya están comprometidos. Y entonces se espera que el protocolo «acomode» lo que, en realidad, debió haberse diseñado desde el principio.

Ese, desde mi punto de vista, es uno de los mayores malentendidos sobre nuestra profesión. Seguimos asociando el protocolo únicamente con precedencias, presídiums, banderas o tratamientos honoríficos. Sí, todo eso forma parte de nuestro trabajo. Pero no es lo más importante.

Su función no consiste únicamente en decidir quién se sienta junto a quién. Consiste en garantizar que cada decisión del evento comunique exactamente el mensaje que la institución desea transmitir. Porque los eventos hablan. Hablan incluso cuando nadie pronuncia una palabra.

• Habla el orden de las intervenciones.
• Habla quién inaugura.
• Habla quién entrega un reconocimiento.
• Habla quién aparece en la fotografía oficial.
• Habla el recorrido que realiza una autoridad.
• Habla la distribución del espacio.
• Habla el tiempo que se concede a cada participante.

Todo comunica. Y todo eso comienza mucho antes de colocar la primera silla.

Esta idea no es solo una intuición del oficio: el sociólogo Erving Goffman documentó, hace más de sesenta años, cómo cada interacción social funciona como una actuación en la que gestionamos deliberadamente la impresión que causamos — lo que llamó «manejo de la impresión». Un evento institucional es, ni más ni menos, esa misma lógica llevada a escala organizacional: cada elemento del montaje transmite una intención, se haya diseñado con esa intención o no.

El protocolo debería tener un lugar en la mesa de planeación

En muchas organizaciones, el responsable de protocolo es incorporado cuando prácticamente todo está decidido. En cambio, debería participar desde las primeras reuniones. ¿Por qué? Porque puede ayudar a responder preguntas que van mucho más allá de la etiqueta:

Cuando estas preguntas se responden desde el inicio, el protocolo deja de ser reactivo y se convierte en un aliado estratégico. Y eso cambia por completo el resultado.

El camino que casi siempre seguimos, frente al que debería seguirse

Tres errores que seguimos cometiendo

Vale la pena una referencia incómoda pero útil: el historiador Daniel Boorstin acuñó, en 1961, el concepto de «pseudo-evento» para describir actos organizados únicamente para producir una imagen, sin sustancia real detrás. Un evento institucional mal planeado corre exactamente ese riesgo: puede quedar perfectamente montado y, aun así, no comunicar absolutamente nada de valor — o, peor, comunicar lo contrario de lo que la institución pretendía.

Tal vez debamos cambiar la pregunta

En lugar de preguntar «¿dónde sentamos al invitado de honor?», tal vez deberíamos preguntarnos: ¿por qué el responsable de protocolo no estuvo presente cuando decidimos quién sería el invitado de honor, cómo sería el evento y qué queríamos comunicar?

Ahí comienza el verdadero protocolo. No en el presídium. No en las banderas. No en la línea de recepción. Sino en la estrategia.

Y quizá ese sea uno de los cambios más importantes que nuestra profesión necesita impulsar: dejar de ser percibidos como quienes organizan la ceremonia y empezar a ser reconocidos como quienes ayudan a construir instituciones más coherentes, más cuidadosas de sus relaciones y más conscientes de que, en un evento, cada decisión comunica.

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