Hay un momento, en prácticamente cualquier evento, en el que alguien pregunta: «¿Ya está listo el presídium?». La respuesta suele ser afirmativa. Los lugares están definidos, las identificaciones preparadas y el equipo sabe quién recibirá a quién, dónde se ubicará cada persona y cuál será el orden de las intervenciones.

Hasta que aparece alguien con una petición de último momento. «¿No podemos poner también a nuestro director?» (y ahí puede arder Troya, aunque solo sea en nuestra mente).

Y entonces empieza una conversación que quienes nos dedicamos al protocolo conocemos bastante bien. Resulta que esa persona «es muy importante», que «nos ayudó muchísimo», que «no podemos dejarla fuera», que «se podría sentir mal» o que «debería estar más cerca de la autoridad».

Lo que estaba resuelto hace unos minutos vuelve a ponerse sobre la mesa y, de pronto, una decisión que debería responder a criterios de protocolo comienza a convertirse en una negociación.

Esto ocurre con más frecuencia de la que quisiéramos reconocer. Ocurre en actos institucionales, ceremonias académicas, eventos empresariales, inauguraciones, entregas de reconocimientos y prácticamente en cualquier actividad en la que coinciden personas con diferentes cargos, representaciones, responsabilidades e intereses.

Buena parte del problema comienza cuando confundimos importancia con precedencia.

Una persona puede ser muy importante para una organización, puede tener una relación cercana con quien organiza el evento, puede haber contribuido económicamente a un proyecto, puede ser una persona muy querida o incluso haber hecho posible que determinada actividad se realizara.

Todo eso puede ser cierto y, sin embargo, no significa que necesariamente le corresponda el primer lugar dentro de un acto.

Es un criterio de orden que responde a la naturaleza del acto, la representación que ostenta cada participante, su cargo cuando corresponde y las reglas protocolarias aplicables en ese contexto.

Parece una diferencia muy sencilla, pero en la práctica cambia completamente la manera de tomar decisiones.

Porque cuando dejamos de preguntarnos qué corresponde y empezamos a preguntarnos quién podría molestarse, el protocolo comienza a perder terreno frente a la susceptibilidad:

Cada una de estas frases puede parecer una consideración de cortesía. El problema aparece cuando se acumulan y terminan modificando la estructura completa del acto.

Se agrega una persona al presídium, después otra, se mueve a alguien de lugar, se cambia el orden de las intervenciones y finalmente tenemos quince personas sentadas frente al público, todas aparentemente indispensables, pero sin que resulte claro quién preside, quién es anfitrión, quién es invitado de honor o por qué cada persona ocupa ese lugar.

En algún momento dejamos de organizar el acto y empezamos a intentar que nadie se sienta desplazado.

Si así fuera, no necesitaríamos hablar de precedencias. Su función es precisamente establecer un orden cuando existen diferentes niveles de representación, responsabilidades y participación.

No porque una persona sea más valiosa que otra, sino porque dentro de un acto cada quien ocupa una posición determinada y esa posición debe responder a una lógica.

El espacio también comunica

Pensemos en algo tan cotidiano como un presídium. ¿Cuántas veces hemos visto mesas con una cantidad de personas que hace prácticamente imposible identificar quién es quién?

En ocasiones se incorporan autoridades, representantes, directivos, patrocinadores, invitados especiales, organizadores y personas que simplemente «tenían que estar».

Al final, la fotografía puede mostrar a muchas personas importantes, pero el mensaje institucional se vuelve confuso.

Y no es un asunto menor. La manera en que distribuimos los lugares, ordenamos las intervenciones y presentamos a quienes participan también comunica.

El espacio habla. La ubicación habla. El orden en el que presentamos a las personas habla. Incluso la decisión de quién acompaña a quién en una fotografía oficial transmite una determinada lectura sobre el acto.

Por eso el protocolo no puede resolverse cinco minutos antes de comenzar.

Tres preguntas para tomar mejores decisiones

Cuando una persona llega al evento y pregunta dónde debe sentarse, la respuesta ya debería estar prevista. Cuando alguien pregunta si puede subir al presídium, la decisión debería haberse tomado previamente.

El trabajo protocolario ocurre mucho antes de que el público vea el resultado. Y aquí es donde yo suelo hacerme tres preguntas muy sencillas para no volvernos locos con estas decisiones.

Porque siempre puede aparecer el inevitable: «¿Y no podemos hacer un pequeño cambio?».

Claro que podemos cambiar las cosas. La pregunta es si debemos hacerlo. Y esa diferencia importa.

Flexibilidad no significa improvisación

Una buena organización protocolaria no significa que todo tenga que estar escrito en piedra. La realidad de los eventos obliga muchas veces a hacer ajustes.

Una autoridad puede cancelar su asistencia, otra puede enviar una representación distinta, puede cambiar la naturaleza del acto o pueden surgir circunstancias que obliguen a modificar la configuración prevista.

La diferencia está en que una cosa es adaptar una decisión porque las circunstancias lo requieren y otra muy distinta es modificarla simplemente porque alguien presionó más que los demás.

No basta con saber dónde debe ubicarse una persona. Hay que comprender qué representa dentro de ese acto.

No basta con tener una lista de cargos. Hay que interpretar el contexto.

Y, sobre todo, hay que tener la capacidad de sostener una decisión cuando alguien pregunta por qué no puede ocupar el lugar que considera que merece.

Porque tarde o temprano alguien lo hará.

«Pero yo soy el director». «Pero nosotros patrocinamos el evento». «Pero ella es una persona muy cercana al gobernador». «Pero él ayudó a conseguir el proyecto». «Pero siempre nos han sentado ahí».

Son argumentos que pueden tener importancia en otros ámbitos, pero que no necesariamente determinan una precedencia protocolaria.

La respuesta profesional no debería ser una discusión ni mucho menos un «porque así lo dice el protocolo».

Esa respuesta, además de poco útil, suele cerrar la conversación sin explicar nada.

Cuando existe un criterio, la decisión deja de ser personal.

Ya no se trata de que alguien del equipo de protocolo haya decidido colocar a una persona delante de otra. Se trata de que existe una lógica que puede explicarse y, por tanto, sostenerse.

Importancia y precedencia no son sinónimos

Esto es particularmente importante cuando hablamos de instituciones públicas, donde la representación de un cargo tiene una dimensión que va más allá de la persona que circunstancialmente lo ocupa.

Pero también ocurre en el sector privado, en las universidades, en las asociaciones y en cualquier organización donde existen estructuras de representación y jerarquías.

Por eso me parece que vale la pena revisar una idea que todavía aparece con frecuencia: que el protocolo consiste en conseguir que nadie se moleste.

Eso incluye, por supuesto, cuidar a las personas. La cortesía, el tacto y la hospitalidad forman parte de la manera en que recibimos y atendemos a quienes participan.

Pero cuidar a una persona no significa necesariamente darle el lugar que solicita.

También puede significar explicarle con oportunidad por qué ese lugar no corresponde y ofrecerle una alternativa adecuada dentro de la estructura del acto.

A veces, de hecho, la mejor manera de evitar una situación incómoda es tomar la decisión con suficiente anticipación.

Porque el verdadero problema no es que alguien no ocupe el primer lugar. El verdadero problema aparece cuando esa decisión se improvisa delante de esa persona, frente a otras personas y cinco minutos antes de comenzar.