En esta ocasión compartiré contigo algunos errores que suelen darse en la organización de eventos de orden público y que inciden en los resultados finales y sobre todo, en la experiencia que el o la ciudadana percibe de una administración en particular.
Estos errores que pueden evitarse o minimizarse, desde el punto de vista del protocolo, pasan tan seguido que pensamos que son parte de la dinámica de los eventos y entonces no hacemos nada para evitarlo.
Errores en el presídium
Imagina que para la inauguración de una casa ciudadana, la dependencia organizadora ha convocado a 12 personas entre autoridades y personalidades del sector.
Al inicio del evento, cada una de ellas es presentada por el maestro de ceremonias, hasta aquí normal, aunque no deja de ser tedioso y pesado al ser tantos, cierto es que después de la cuarta persona que se nombra la mente del ciudadano que quizás lleva horas de espera , sentado o de pie, empieza a divagar, pero bueno, aquí no puede hacerse mucho, más que considerar para la siguiente ocasión un presídium más corto, con las personalidades precisas, ni más ni menos.
Después de la presentación, es la hora de los mensajes, en esta etapa creeríamos que el organizador junto con los oradores han hecho los ajustes para hacer fluido los discursos, pero oh gran error, el primer orador vuelve a repetir a cada uno de los integrantes del presídium, y luego, el segundo, y luego el tercero y así hasta que has escuchado a 5 personas mencionar a las mismas 12 personas en un lapso de tiempo que se vuelve eterno y tedioso. Estarás de acuerdo conmigo que ese momento puede marcar la emoción del evento y entonces, podrías no alcanzar el objetivo emocional que has planteado.
Cuando hay este tipo de eventos donde los presídiums suelen ser extensos (por estrategia, ego o política) se debería limitar el mencionar a todos, pues además de tedioso, quita tiempo valioso para otros momentos, y se pierde el contexto, igual se recomienda mencionar solo al más importante como una atención o bien, usar la fórmula “integrantes del presídium” y continuar con las palabras del discurso en turno, no solo el orador notara la diferencia, los asistentes lo agradecerán.
Y no sé si notaste que al principio mencione que el presídium estaba compuesto por 12 personas, como sugerencia, trata que sea non, así, al centro quedara la persona de más importancia y entonces, a partir de él, fijar las precedencias correspondientes.
Errores en las invitaciones
Parte fundamental en todo evento que nos asegura “llegar” al público que hemos elegido es la invitación.
Si, suena muy lógico, pero lo más lógico es a veces lo que menos hacemos, por eso y a manera de guía, comparto los 5 errores más comunes de los que me he dado cuenta y que uno lo he vivido respecto a las invitaciones:
1.— Utilizar la misma base de datos para todos los eventos sin tomar en cuenta el tipo de evento y el objetivo del mismo
Cuando establecemos el objetivo, podemos saber a qué tipo de personas debemos dirigirnos para lograr su cumplimiento. El error común es tomar la base de datos completa y enviar la invitación o imprimir etiquetas así como esta y no aplicar filtros acorde a lo que buscamos. La consecuencia, en el mejor de los casos, es que tenemos un gran número de asistentes, pero ninguno relacionado de forma directa con el tipo y objetivo del evento.
2.— Enviar la invitación pocos días antes del evento
Sabemos que según el tipo de evento y el perfil del invitado hay que establecer el tiempo mínimo y máximo de invitación por diversos motivos:
Por la agenda del invitado
Por la agenda de la plaza o del complejo( si hay más eventos, el nuestro podría ser el menos concurrido si no llega la invitación a tiempo.
Por el presupuesto (mensajería express y además, urgente, es más cara)
Por la forma de envío y entrega, no es lo mismo entregar invitaciones en una ciudad que hacerlo a nivel nacional con acuse de recibo, o por correo tradicional o por medio del staff.
3.- No tener un sistema de control de envío y de confirmaciones
Cuando se manejan invitaciones, bien vale la pena invertir en algún programa gestor, o bien, usar una hoja de cálculo y llevar un control de cuando se envió la invitación, a que domicilio, tiempo promedio de entrega, número para confirmar recepción( para dar seguimiento) y además, unas columnas para confirmar la asistencia, quien y cuantos asisten y forma y fecha de confirmación.
4.- ¡No enviar la invitación!
Si, suena muy extraño, pero ese caso ya lo viví.
Una empresa grande tuvo la gestión de un evento de lanzamiento a nivel regional, cuidaron casi todos los detalles, catering, audio, edecanes, souvenir, sede, todo, solo que por las prisas y por no tener el control de actividades, “se les olvidó” enviar la invitación (la cual era por e-mail). Resultado, el día del evento solo llegamos los proveedores, pero de invitados, ¡nada!.
5.- Invitar pero no recibir a los invitados
Cuando invitas es para demostrar atención e interés especial en esa persona, pero algunos organizadores solo invitan, pero no se hacen cargo de la recepción más que de algunos cuantos, dejando que los demás invitados entren sin ser recibidos ni atendidos como se debe.
No digo que el mismo organizador reciba a todos, sería lo recomendable, pero si esto es complicado, entonces hay que tener un equipo de apoyo para recibir a todos y hacerlos sentir especiales, que sepan que su presencia fue esperada desde que se elaboró la lista de invitados, se hizo la invitación y se envió hasta el momento en que ellos han llegado.
Felipe Reyes Barragan