No HUYAS de las reuniones de trabajo

Y esto no es algo raro, pasa como dicen, hasta en las mejores familias pero hay soluciones bastante sencillas para que estas reuniones sí sean de trabajo, pero sobre todo, sean efectivas y no, no hay receta mágica, sólo hay que seguir criterios simples, que de tan simples los pasamos por alto.

1.- ¿Necesitas una reunión de trabajo?
En serio, responder esta pregunta no sólo te ahorrará tiempo, te ahorrará ¡recursos! Creemos que para generar estrategias en equipo debemos juntarnos y sí, para algunas cosas sí, pero hoy en día podemos recurrir a formatos alternativos, desde una reunión tipo lluvia de ideas a través de un programa en tu computadora, una sesión de chat, un grupo de whatts, una sesión en periscope o quizás una caminata casual ( que ya hablaremos de este tipo de iniciativas en próximas entregas) etc.

2.- Ok, si necesitas una reunión presencial, ahora define quién es el líder
En este punto se trata de dar la batuta a la persona que mejor control del tiempo y del tema tenga, para que las desviaciones sean las mínimas. Y ojo, muchas veces este rol cambia, pero lo cierto es que no todos tienen la habilidad de controlar y dejar que los temas fluyan, sin que se pierda el objetivo de la misma reunión.

3.- El tiempo ideal de una junta de trabajo , de inicio a término es de 30 minutos
No es poco tiempo, seamos realistas, SIEMPRE habrá mil y un temas por abordar, pero NO TODOS son urgentes o prioritarios o importantes.

4.- Esto nos lleva a categorizar los temas en urgentes, prioritarios e importantes, si es urgente no puedes esperar a organizar una reunión ¿Cierto? Entonces descartado, qué toca entonces, temas prioritarios y temas importantes ¿La diferencia entre ellos? La necesidad de verlos en conjunto con tu equipo completo o bien, seccionar en función del tema.

5.- Agenda con tema, participantes, objetivo del punto y tiempo destinado. Al principio quizás batalles cuando des 10 minutos a un tema que te llevó 15 minutos, pero lo ideal es que si te ajustas a lo que necesitas lograr, entonces serás más eficiente y ojo, esto nos lleva también a proponer qué dinámica usarás, no siempre las soluciones se dan hablando, quizás necesites algún apoyo, o estudiar un caso o hacer simulacros.

6.- Recuerda, 30 minutos son los ideales y aunque parecen pocos, en realidad es muy buen tiempo…. ¿Recuerdas cuando tenías un examen difícil? ¿Qué hacías para pasarlo? Estudiabas y te preparabas ¿no? Llegabas al salón y a lo que ibas y ya. Eso mismo necesitamos, que la gente llegue preparada, con los temas leídos y con soluciones si es el caso, si no, igual que en el examen, no pasas y ya.

7.- El líder, el conductor de la reunión debe ser sensible a los temas pero sobre todo a los participantes, y esto es un arte, por ello, debe ser muy cuidadoso con el tema de gestión del ambiente, esto es, habrá temas que no permitan la broma, pero en otros sí, quizás para romper una tensión o un momento incomodo, pero bien importante, NO DEBE engancharse ¿Tú podrías ser ese conductor?

8.- Pasa en la vida real, pasa en las reuniones. Las personas necesitamos ser escuchadas, pero unas ven en todos lados la oportunidad de hacerse escuchar y entonces caemos en monólogos, cuidado, una vez puede pasar, una segunda vez no, porque luego retomar el control es más complicado.

9.- Una vez que los temas se van desahogando debes ir tomando nota de los acuerdos o acciones y a un lado, el tiempo que te tomó ese punto y quiénes intervinieron y quiénes serán responsables. Así, cuando hagas la minuta, esta se convertirá en una herramienta real de trabajo y no un papel que sólo usas en las siguientes juntas.

10.- Cierra las reuniones de trabajo y entonces trabaja en los temas que fueron vistos, así en la siguiente reunión serán en todo caso temas nuevos o solo actualizaciones en caso de no tener otro medio para informar sobre los avances pero lo dudamos, tienes una computadora, una conexión a internet y otros medios para que la gente esté al tanto ¿no?

En las siguientes entregas hablaremos de las nuevas tendencias en presentaciones de trabajo (herramientas, técnicas, etc.) así como en algunos formatos de reuniones de trabajo.