No cabe duda que la pandemia aceleró el uso cotidiano de las aplicaciones para trabajar a distancia mediante salas virtuales, aunque ahora, luego de un uso excesivo, el uso de las mismas ha bajado, aunque siguen siendo de utilidad para temas laborales, para suplir distancias y poder impartir cursos y talleres desde puntos remotos, entre otros usos.
Los encargados de las áreas de eventos o de comunicación están enfrentándose a plataformas donde el mensaje tiene mayor impacto que los elementos accesorios o ambientales. No es lo mismo dar un discurso en una serranía, al aire libre, con 200 o 300 personas, con elementos como cicloramas, pendones, presídiums y otros, a tener una sala virtual donde tu impacto principal será lo que digas y cómo lo digas. Pero al mismo tiempo, elementos como el ceremonial a seguir, las precedencias «virtuales», los invitados, ahora asistentes, la etiqueta del evento, así como aspectos de seguridad y de seguimiento son todo un tema.
A manera de guía, algunos elementos a considerar:
Elegir la herramienta adecuada.
Entre tantas plataformas, se debe elegir aquella herramienta digital que ofrezca mejores prestaciones en cuanto a privacidad y seguridad. Sabido es que algunas de ellas presentan problemas de ciber seguridad y suele pasar que reuniones son «hackeadas» e intervenidas.
Espacios adecuados
Si bien es cierto que las videoconferencias pueden ser tomadas o dadas en cualquier lugar y entorno, conviene tener un lugar exprofeso para ello:
Control de iluminación (Sin dudas, la iluminación es el principal elemento para conseguir una buena imagen y sobre todo generar sensaciones y darle fuerza, dramatismo o dinamismo a los mensajes).
Escenografía. No es lo mismo que se vea de fondo un armario con libros o el cuadro de la oficina, a que estés en un espacio donde se ubique la bandera del país o el logo de la empresa, así como otros símbolos de poder. Evitemos el uso de decoración excesiva.
Agenda y moderador. Así como un evento presencial formal, una reunión debe tener una orden del día, así como un moderador que vaya guiando los pasos y momentos previos a que inicie el evento. Además, esta figura es al mismo tiempo un observador de lo que acontece, pues al mismo tiempo, da a conocer la reglas del evento, con preguntas o sin ellas , con intervenciones de terceros, maneja los tiempos y da las pausas entre mensaje y mensaje.
Observadores. Al igual que una reunión presencial, en las reuniones virtuales se pueden establecer acuerdos y si bien es necesario grabar las reuniones íntegras, alguien del equipo debe estar anotando los compromisos para su posterior seguimiento.
Etiqueta. Si bien es cierto que se permite un poco de flexibilidad en cuanto a la vestimenta, al final se representa a una entidad y por lo tanto, su ropa debe ir acorde al mensaje y audiencia que dará. Esto incide también en el tono y lenguaje a utilizar.
Aspectos legales. Algunos países están ya elaborando normas donde se define al alcance de los acuerdos signados en una reunión digital, igual que definen las minutas y sus firmas, así como establecen el «quórum» con el que un evento formal puede ser legal y válido.
Audiencia. Fundamental conocer quién estará detrás de la pantalla viéndonos y escuchándonos. El tiempo de retención disminuye conforme pasan los minutos, por eso, el mensaje debe darse en el timming preciso.
Por último, en una videoconferencia tenemos la posibilidad de apreciar de mejor manera las señales no verbales. Estudios demuestran que el 7% de la comunicación es verbal (es decir, el contenido de sus palabras), mientras que su inflexión vocal constituye el 38 % y las señales no verbales constituyen el 55 % y tener esto en mente nos hará planear mejores y efectivas reuniones.