En la actualidad, la mayoría de los eventos incluyen, como parte del atractivo o como complemento del tema en cuestión, la participación de uno o varios conferencistas. Estos profesionales no solo enriquecen el contenido del evento, sino que en muchos casos son el núcleo y la razón de ser del mismo, ya sea un foro, seminario, convención o congreso.
Aunque parece sencillo contratar a un conferencista, lo cierto es que se requiere de un proceso bien estructurado y ordenado para asegurar que la persona elegida sea la adecuada para el evento en cuestión. Hacerlo correctamente puede acercarte al objetivo deseado, permitiéndote atraer más asistentes, mejorar la publicidad, fortalecer la imagen y sobre todo, la reputación de tu organización y del evento. No obstante, es crucial prestar atención a los detalles logísticos, de negociación y los alcances del contrato.
A continuación, comparto seis consejos básicos para la selección y gestión de conferencistas:
1. Análisis del público objetivo
Investiga y analiza los temas que busca tu público objetivo. Monitorea las redes sociales y eventos similares para identificar quiénes son los líderes de opinión y los conferencistas que están dominando la conversación en el área de interés. Una vez identificados, contacta y conversa con ellos para evaluar si encajan con el perfil ideal para tus asistentes.
Si estás organizando una conferencia sobre tecnología emergente, investiga qué temas específicos son de mayor interés para tu audiencia. Esto puede incluir inteligencia artificial, blockchain, o ciberseguridad. Usa herramientas como encuestas en redes sociales, análisis de tendencias en Google, o consulta con asociaciones de la industria. Identifica a los líderes de opinión en estos temas que han participado en eventos similares. Por ejemplo, si encuentras que FULANITO es un conferencista destacado en inteligencia artificial y ha sido bien recibido en otros eventos, considera contactarlo.
2. Alineación del Conferencista con la audiencia
El conferencista y su tema deben resonar con tu audiencia. Al seleccionar un conferencista, considera su estilo de comunicación, la manera en que cuenta historias y su dinámica de presentación. Algunos pueden preferir un enfoque más narrativo, mientras que otros pueden incorporar elementos visuales o interactivos. Es fundamental que el conferencista “hable el mismo idioma” que tu audiencia, pero que también aporte un nivel de expertise que permita a los asistentes aprender y sentirse inspirados.
Supongamos que tu evento está dirigido a jóvenes emprendedores. Busca conferencistas que no solo tengan experiencia en emprendimiento, sino que también sepan conectar con una audiencia joven. Además, verifica sus presentaciones anteriores en plataformas como YouTube para asegurarte de que su estilo de comunicación y contenido son adecuados para tu audiencia.
3. Contexto para el conferencista
Una vez seleccionado el conferencista, infórmale sobre el perfil de la audiencia, sus intereses, objetivos, y el contexto del evento. Detalla el horario de su presentación, quién lo precede y quién lo sigue. Estos detalles, aunque parecen simples, son esenciales para asegurar una experiencia fluida y efectiva. Por ejemplo, no es lo mismo abrir una conferencia a las 8:00 AM con estudiantes cansados tras un largo viaje que hacerlo a media mañana con una audiencia más fresca.
Si tu evento tiene una duración de dos días y cuenta con diferentes segmentos temáticos, asegúrate de que cada conferencista esté al tanto de su ubicación dentro del programa. Por ejemplo, si el Dr. Juan Pérez va a hablar sobre biotecnología el segundo día por la mañana, infórmale que su audiencia estará compuesta principalmente por profesionales de la industria farmacéutica y que su presentación seguirá a una mesa redonda sobre avances en genética. Esto le permitirá adaptar su contenido para que sea más relevante y atractiva.
4. Planificación del cronograma
Considera los tiempos ideales para las conferencias a lo largo del día. No sobrecargues a tu público ni a tus conferencistas. En una jornada de 12 horas, dedica hasta 6 horas para las presentaciones. Puedes optar por sesiones breves de 15 a 20 minutos al estilo TED o bloques de 45 minutos con hasta 6 ponentes. Sin embargo, ten en cuenta que después de 20 minutos, la atención del espectador tiende a disminuir. Por ello, si tienes charlas más largas, sugiere al conferencista que divida su presentación en segmentos más cortos para mantener la atención del público.
Puedes comenzar el día con una charla inspiradora de 30 minutos para motivar a los asistentes. Luego, planifica sesiones de 20 minutos sobre temas específicos, seguidas de pausas para café y networking. Después del almuerzo, cuando la energía suele bajar, programa una sesión más interactiva, como un taller o una demostración en vivo. Esto mantiene el interés y la participación activa durante todo el día.
5. Logística y recursos
Asegúrate de que todos los aspectos logísticos estén cubiertos. Esto incluye transporte, alojamiento, necesidades técnicas y cualquier recurso adicional que el conferencista pueda necesitar para su presentación. Una logística bien manejada garantiza que el conferencista pueda enfocarse en su presentación sin preocupaciones adicionales.
Si tu conferencista requiere equipo especial, asegúrate de que todo esté disponible y funcionando antes de su llegada. Nada más frustrante para la organización y el ponente que estén haciendo pruebas con la sala llena o probando configuraciones de pantalla para que el contenido se vea bien.
6. Negociación y contrato
Define claramente los términos de la negociación y el contrato. Esto incluye honorarios, derechos de imagen, políticas de cancelación y cualquier otro detalle relevante. Un contrato bien definido protege tanto al organizador como al conferencista y establece expectativas claras desde el inicio.
Si has contratado a un conferencista internacional, establece en el contrato quién cubrirá los gastos de viaje y alojamiento. Si el evento va a ser grabado y transmitido en línea, asegúrate de que el conferencista esté de acuerdo con el uso de su imagen y presentación en estas plataformas. Incluye cláusulas sobre posibles cancelaciones y reprogramaciones para evitar malentendidos y garantizar una colaboración fluida y profesional.
La selección y gestión de conferencistas para eventos corporativos requiere una planificación cuidadosa y una atención meticulosa a los detalles. Con una investigación adecuada, alineación de intereses, comunicación clara, planificación logística y contratos bien definidos, puedes asegurar que tu evento no solo sea exitoso, sino también memorable para todos los participantes. Siguiendo estos consejos y ejemplos, estarás bien preparado para organizar un evento con conferencistas que inspiren y eduquen a tu audiencia, fortaleciendo la reputación y el impacto de tu organización.