En la organización de actos oficiales que se dan en los 3 órdenes de gobierno, hay una actividad llamada pre-gira, que dicho sea de paso, no es más que el scouting ( concepto más usado en el ámbito privado) que se hace previo a la realización de un evento que tendrá lugar en un espacio o sitio externo al habitual o que por las características de la actividad, debe ser “visto” con otros ojos.
La pregira es el momento donde más información podremos obtener y que con ella, podremos analizar, entre otras cosas, la viabilidad de realizar el evento propuesto y hasta la pertinencia, considerando distintos factores, como pueden ser los sociales, ambientales, geográficos, económicos y hasta coyunturales
Algunos puntos a tomar en cuenta
1. Asistir para conocer físicamente el lugar y/o espacio donde se llevará a cabo el evento, tomando el tiempo de traslado, que no es lo mismo un lunes por la mañana, en hora pico, que un sábado por la noche, así como las facilidades de acceso, sin dejar de lado, los planes de seguridad y de contingencia. La visita debe hacerse en el horario en que se llevaría a cabo el evento y de ser posible, hacerlo el día que se eligió , una semana antes, por lo menos.
2. Tomar nota de las condiciones y facilidades del lugar, capacidad, ubicación, seguridad y coordinar las actividades de preparación para la realización del evento. Esto nos sirve para ir proyectando el plan de acción, así como tener en claro los apoyos necesarios que se requiere para llevar a cabo el evento, bajo un mínimo de condiciones necesarias.
3. Determinar los tiempos y medios de traslado de los lugares a visitar; no solo en cuanto al acceso al lugar, contemplar también los tiempos que se tomaría la comitiva en recorrer las instalaciones o los puntos que se pretende sean revisados por el funcionario.
4. Verificar que la infraestructura y equipamiento del lugar sea la adecuada para el desarrollo del evento, que no ponga en riesgo la integridad de los asistentes( básico) y que, además, sea congruente con la imagen que se pretende dar, sin dejar de lado el objetivo del acto.
5. Supervisar que todos los elementos materiales que tengan que relacionarse con el desarrollo del evento (escenario, imagen general, mallasombra, sonido, sillas, etc.) se encuentren en buenas condiciones, cumplan con las características requeridas y estén ya en el sitio, para su utilización o bien, se considere de donde saldrán esas necesidades y quien dará seguimiento.
6. Coordinar con las diferentes autoridades a fin de mantener el orden y garantizar la seguridad, antes y durante el evento.
7. Detectar e informar alguna manifestación de inconformidad política, social o económica que pueda influir en la realización del evento. Primordial hacer este paso, de hecho, se sugiere que, de acuerdo a la importancia del evento y del funcionario, esta investigación se haga durante varios días, apoyándose también de gente del lugar, vecinos, por ejemplo, para detectar algún posible riesgo (manifestaciones, boicots, marchas, etc.)
8. Tomar apuntes de todo lo visto en la pregira, elaborar croquis, tomar fotografías y videos y notas, para armar una carpeta informativa.
Con la información elaboraremos un análisis el cual se presenta al titular y su equipo para decidir si, aplicando la logística adecuada, podemos asegurar la realización del acto o evento conforme a lo deseado y planeado.
Por supuesto, con la pregira, minimizaremos posibles incidentes y tendremos un mayor control del evento desde su planeación hasta su realización.