Definir de forma clara, sencilla y eficaz el concepto de un evento es uno de los procesos claves que incidirán en todo el camino desde la planeación hasta el cierre del mismo, el resultado sera, seguramente, un evento especial y único.
¿Complicado? No tanto, si sigues el método de las 5 ws:
1.- ¿Por qué (Why) se realizará el evento? Importante justificar el porque queremos hacer el evento y sobre todo, si vale la pena y es viable
2.- ¿Quiénes (Who) están implicados en el evento?Tomate tu tiempo y define todos tus públicos, internos y externos, cuando sepas quienes son , ahora define que quieren ellos y que quieres tu de ellos.
3.- ¿Cuándo (When) es la fecha del evento? Define la mejor fecha en la que puede ser realizado el evento, quieres hacer una fiesta al aire libre y por la noche… quizás debes pensar si diciembre en una zona fría sea buena idea.
Pero sobre todo, cuando tienes claras las fechas, sabrás el tiempo “real” con el que cuentas para TODO el proceso que conlleva organizar un evento .
4.- ¿Dónde (Where) realizar el evento? Elegir el lugar adecuado para el tipo de publico, para lograr el objetivo deseado y para que haya una relación entre tiempo, espacio y motivo te ayudara en mucho y si, quitara de ti esa sensación de no tener claro donde estarás realizando el evento.
5.-¿Qué (What) sucederá en el evento o de que trata? Esta pregunta es fundamental, tomate tu tiempo, pues si la respondes a la ligera, tendrás que las anteriores “ws” estarán desarticuladas y no habrá una relación entre una y otra.
Imagina, articula y realiza.