Los medios de #comunicación y el #protocolo: una relación a largo plazo

La organización de eventos y protocolo es un área compleja, donde tratas con diferentes públicos, desde tu staff o equipo, personal contratado para realizar alguna función, proveedores, socios, invitados y por supuesto, con los representantes de los medios de comunicación.

Esta ultima relación , igual de importante que  todas, es la que suele ser la mas complicada a la hora de establecer la pauta de comunicación, pues muchas veces, creamos los mensajes pensando en el objetivo, situación que esta bien, pero nos quedamos cortos pues en ocasiones, dicho mensaje no es adecuado para el medio o periodista y perdemos cobertura o publicity, en el mejor de los casos; en el peor, se crean relaciones tormentosas, confusas y muchas veces esto ocasiona mas problemas de lo que podemos pensar.

Por eso, y partiendo de la premisa básica  que los medios de comunicación y sus representantes son actores importantísimos en la consecución de los objetivos de nuestro evento, sea porque busquemos difusión del mismo, o por ser  un referente de nuestros servicios, no debemos ni podemos olvidar que el alcance que suelen tener los periodistas es mucho mayor y sobre todo, más rápido,  ejemplifiquemos,  si algo sale mal en el acto, el reportero puede escribir una nota y en un par de horas subirla a la web y mandarla publicar o presentar según sea el medio, nosotros, en lo que reaccionamos,  tendremos una clara desventaja o bien, si el periodista no tiene clara la información y publica conceptos erróneos (no nos meteremos en lo ético o no que esto puede ser)  puede ser que mas que su culpa, sea la del propio  organizador por no asegurarse de informar con claridad y cerciorarse de ello, evitando en lo posible estos errores.

Por ello y a manera de guía básica, algunas ideas que debemos tomar en cuenta para lograr una buena relación:

• Desde la proyeccion y planeacion del evento tener en claro el papel que tendran los medios de comunicacion en el evento (Puede darse el caso de que por el tipo o naturaleza el evento, no sea requerida una cobertura en sitio, por ejemplo, entonces, tendremos que diseñar los mensajes, así como los elementos de apoyo, fotos, vídeos, testimonios, etc, para darselos después del evento)

• Contemplar que las necesidades que tiene un reportero, un editor , un fotografo, un camarógrafo son totalmente diferentes, mientras uno necesitara estar cerca de la zona de acción, así como de monitores para grabar con sus grabadoras, otro requerirá de un espacio de trabajo, de una computadora, de conexión wifi, hasta un fax, o quien toma fotos o vídeos, ocupa un lugar donde colocarse, con una altura considerable, sin que tenga que moverse o estorbar,  todos estos detalles son importantes para que hagan su trabajo de forma satisfactoria.

• Importante marcar o señalar los lugares clave , así como seleccionar previamente los tiros de cámara adecuados.No olvidar que el medio,a pesar de saber esta información, elige otros,  si se da el caso, lo peor que puedes hacer es impedirle su trabajo ( a menos que este tomando video o fotos de algo restringido, en todo caso, deberías preguntarte ¿porque tuviste algo  que no quieres que vean o graben a los ojos de los medios? Suena extraño, pero recuerda que los periodistas  ven lo que otros no.

Estos puntos son en cuanto a lo técnico, pero no podemos dejar de lado la relación que como organizadores debemos mantener y cuidar.

¿ Cómo hacerlo? sugiero:

• Conocer bien a las distintas fuentes de informacion asi como sus integrantes.

• Programas ciclos de formación ( por ejemplo, si trabajas con un museo, puedes organizar una visita guiada donde des a conocer las mejores técnicas para lograr una foto de una pieza escultorica o de una pintura para obtener una imagen que pueda usarse en medios, o darles a conocer el porque a veces se puede o no tocar una pieza , o la distancia que deben mantener, es decir que sepan cuáles son los elementos de seguridad que intervienen  para salvaguardar la integridad de las colecciones y decirles el porque de estas medidas) es decir sensibilizarlos y darles mas herramientas para un mejor trabajo, solo debes cuidar la forma en que les das la información,  ser prudente y con tacto.

• Implementar estrategias de comunicación con “los medios de comunicación”. Con antelación  darles informacion del evento o acto, asi como de terminología, asi , por ejemplo, si damos a conocer una nota sobre un aspecto del protocolo, tendremos mas certeza de que el medio use de forma correcta el termino y no lo haga en base a un supuesto, muchas veces los errores en la comunicacion  no son intencionales, son mas de ignorancia o confusion. No olvidemos que los medios cubren distintos eventos en un mismo dia, y aunque sea nuestra fuente, no debemos dar por  hecho que ya son especialistas,   y si lo son, seguir con esta estrategia, dar informacion mas avanzada  que generara otros públicos y sobre todo, otra difusión.

De lo que se trata  es cuidar la relación para que al “final”, su trabajo y nuestro trabajo salga ganando.

¿Qué otros puntos sugieres?

@Felipe_Reyes_B