Los 11 pasos a seguir para #organizar una #conferencia

Hace un par de semanas prepare una charla, a la que titule ” El arte de organizar eventos”. Como sabrán es un tema tan extenso que da para todo un ciclo completo, el asunto es que solo contaba con 40 minutos, por ello tuve que sintetizar y resumir, para poder presentar en ese lapso de tiempo, lo que implica organizar un evento de principio al fin.

Lo interesante es que al final, la estructura de trabajo que seguí para esta presentación fue similar a la que tengo para organizar:

1.- Establecer el objetivo, en este caso, de la conferencia

2.- Definir a que público va orientada.

3.-Establecer el concepto, para ello, después de ver múltiples presentaciones de TED y de revisar la información que profesionales en el arte de exponer presentan, decidí hacer una presentación visual, con pocos textos, imágenes de referencia, fáciles de comprender, pero sobre todo, de asociar con el concepto , que al final tiene que ver con el objetivo del porque decidí hacer una charla. Por supuesto, partiendo de este concepto, fue que tuvimos que elegir el lugar adecuado, la hora, el día, todo va en torno al punto 1.

4.- Presupuesto, el coco de muchos. En este caso, la conferencia para el publico fue gratuita, la inversión la estamos absorbiendo los socios de la consultoría ( renta, materiales, difusión, catering), por ello, hay que ser cuidadosos con el uso y destino de los recursos, para que realmente sea una inversión y no un gasto.

5.-Hacer un cronograma de actividades y tareas, donde tengamos en claro, todos lo involucrados , lo que tenemos que hacer,para cuando y en que tiempo.

6.-Aunque muchos organizadores engloban la actividad de invitar dentro de otra categoría, en lo personal prefiero darle su propia “jerarquía” pues  de nada sirve tener un evento muy bien organizado si no tienes invitados. Para esta plática, la forma de invitación fue a través de correos electrónicos y por medio de la fanpage, una forma mas sencilla, pero a la vez compleja de invitar. Ni asisten todos los que confirman y el día del evento, se presentan algunos que no confirmaron.

7.-Ejecución y seguimiento del proyecto, por medio  de reuniones presenciales y virtuales, donde presentamos avances, pendientes, retos a resolver, en fin, es la preparación para el dia D.

8.-Día del Evento,  es importante, en un ejercicio de análisis, visualizar como queremos que sucedan las cosas, conforme nuestro plan de operación, y ahí mismo, contemplar escenarios posibles( que no llegue la gente, que se vaya la luz, etc) y resolverlos, mentalmente. Vale la pena hacer este ejercicio días antes.

9.-No dejar nada  a la suerte,  tener planes alternos de acción, de la mano del punto anterior, saber “improvisar” tomando en cuenta el objetivo del evento, de la platica, en este caso.

10.-Evaluar, aunque este punto es de los últimos en la lista, es , a mi consideración, el que mas se usa en todos los procesos de organizar,  pues debemos evaluar, en determinados momentos y etapas, para saber si vamos  bien o “nos  regresamos”.

11.-Para cerrar,  tener evidencia de todo, fotografías, vídeos,  sondeos, opiniones, tanto de los participantes como de los que organizamos, y hacer nuestro libro del evento, la carpeta que tendrá todo el desarrollo de esta actividad, para que sirva como antecedente y guía para las subsecuentes  platicas.

Y aunque es una lista extensa que parece tomará mucho tiempo hacerla,  en realidad muchos de los puntos expuestos se dan de forma simultánea, de tal manera que estas trabajando en todo, bajo un guión para no perder de vista el objetivo, punto básico en todo evento, el que sea.

 

 

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