Hemos hablado sobre del protocolo, y del impacto que este tiene en los eventos y sobre todo, como herramienta de comunicación. Es justo en el tema de la comunicación que quiero compartirles la importancia de que, como empresa, organización o dependencia, se cuente con un manual de protocolo. Esta es una herramienta que les ayudará a saber qué hacer en situaciones particulares y a la vez, los orientará para resolver imprevistos, siempre desde el punto de vista del protocolo.
Cuando se elabora un manual se hace con el objetivo de difundir y apoyar a las áreas para que la gestión de las actividades y eventos generen un posicionamiento y sobre todo, una reputación sólida y consistente. Quizás en este momento te preguntes si tú o tu empresa o donde trabajas, necesita un manual de protocolo y te ayudaré con la respuesta: sí, si lo necesitas, pues te permitirá crear, mantener y posicionar una imagen que trascienda
1.- Precedencias
Nos referimos a orden y lugar que tienen los miembros de la empresa en función de su jerarquía, función, cargo, o afinidad al tema. Así, si en tu empresa tú eres el director, tú y tu gente deben saber el sitio que ocuparas en los distintos eventos o contextos donde puedas participar, ya sea en un traslado vehicular, en un recorrido inaugural o bien, en una mesa de trabajo. En este manual se debe determinar quiénes del organigrama presiden el evento y se ubican en función de la precedencia que ostentan y se marcan en croquis tentativos, que quedan plasmados en este documento. Así, el día que sea necesario, tu equipo podrá basarse en este documento: cumplir con el objetivo del evento o actividad en cuestión, acomodando a los invitados y al presídium en el sitio que les corresponde.
2.- Uso de banderas
Si bien en México el uso de la bandera nacional no está tan extendido como en otros países, no estás exento de tener que ordenar las banderas, estandartes o banderillas que forman parte de tu empresa. Debes definir que, si está presente la bandera de México, esta debe ubicarse en el sitio de honor, y ¿cuál es el punto de honor? O supongamos que estás en una firma de convenio donde cada instancia tiene su insignia o banderín ¿Cómo se deben acomodar?, ¿bajo qué criterio? Todas estas respuestas y otras deben de quedar resueltas y plasmadas en el manual.
3.- Recepción de autoridades
En la empresa saben quién recibe a quién y en donde debe ser esta recepción? Muchos tratos de negocios se caen por un mal recibimiento, así que, por ejemplo, si viene un superior, debes sabes que lo puedes recibir en la entrada de la empresa o bien, si es un igual, es bien visto que lo recibas en la recepción de la oficina. Ojo, todo esto son ideas generales, por supuesto debes de considerar otros detalles como objetivos de la reunión, relevancia del invitado, entre otros.
4.- Correspondencia
Aunque para muchos la correspondencia ha pasado a segundo término, el arte de bien escribir sigue dando puntos y beneficios a quien bien lo practica. En el manual de protocolo se determina el estilo de comunicación en función de: jerarquía, asunto o tema, alcance y justificación. Por ejemplo, si solemos mandar tarjetas de cumpleaños, se define un mensaje institucional por año y para personalizarlo, se sugiere que quien lo firme lo haga de puño y letra y, en la medida de lo posible, agregue un breve texto que haga sentir al homenajeado reconocido y bien atendido.
También en este punto se definen las ubicaciones de las firmas, ya sea en solitario, dobles o triples. Y se establece el orden de las firmas y signaturas.
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Como le darás cuenta, el manual de protocolo es un instrumento de trabajo que reúne en un mismo lugar todas las indicaciones, reglas, costumbres y forma de trabajo de una institución, empresa o dependencia. Bien vale la pena que si no lo tienes, empieces a realizarlo. Te aseguro que te ayudará más de lo que te imaginas. Si necesitas ayuda, podemos orientarte.