En algunos eventos se implementa un área de registro para llevar el control de quien ingresa a un evento. Lo encontramos en congresos, conferencias, y hasta eventos sociales, solo que este ultimo suele ser más discreto y a cargo de hostes quienes son las que llevan el control.
Al ser una de las primeras áreas que el visitante usuario verá y usará, es de vital importancia que se le dé la atención debida, pues este preámbulo al evento puede marcar la diferencia entre tener un asistente invitado relajado a uno enojado y molesto. Desafortunadamente algunos organizadores siguen sin prestar detalle a esta área, olvidando que más que un área de registro, es el centro de atención y servicio dispuesto para los usuarios asistentes.
Por eso, comparto contigo algunas recomendaciones básicas:
- Instala el registro en una zona de fácil acceso, iluminada, y sobre todo, con conectores a la mano así como conexión a wifi, esto que ya es algo que debiera ser un “must” parecer ser lo primero que se deja de lado, y así encontramos registros más iluminados, con infinidad de cables que dan una imagen de caos y desorganización en un evento que, en teoría, ha sido cuidadosamente organizado.
- Contempla personal suficiente y capacitado. ¿No te ha pasado que llegas al evento con tiempo de sobra, ingresas y la primera imagen es que hay 2 módulos de registro, con una sola persona y alrededor de 150 esperando haciendo fila?
Ojo, así como calculas el número de sillas necesarias, debes calcular el personal que requieres para el evento, dependiendo de factores diversos como si hubo pre registro o toda la captura de datos es en sitio. Lo ideal es que tengas una persona por cada 50 que esperas, así como un comodín que apoye en otras tareas.
- En un registro la gente no solo se “registra”, también o utiliza como centro de ayuda, y esto, aunque es importante, retrasa el proceso, por eso, considera colocar un espacio que sirva de mesa de información, bien señalizada y con personal capacitado que pueda responder en el momento (para ello, puedes hacer un “FAQ”, verás que el tiempo de atención en el registro disminuye y la satisfacción aumenta)-
- Piensa en tu registro como un área por la cual todos los asistentes – invitados pasaran al llegar y al salir, conviértela en un área de información, soporte y atención durante todo el evento.
- Prueba las nuevas tecnologías, así, el asistente se registra vía online y para ingresar, puede pasar, por ejemplo, el código QR que se generó como clave de confirmación, así, todo será más rápido
La clave de un buen registro es que cumpla con su función y además, que sea el inicio de una gran experiencia para el usuario asistente.
Y eso de ti depende
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