4 situaciones que podrían pasarte al organizar una conferencia.

Cuando organizamos eventos,  solemos tener el control de todo lo que sucederá  pero como todo, siempre hay imprevistos que por mas que nos anticipemos,  podrían pasar.

Por supuesto, la prevención y anticipación  son claves, pero seguramente alguno de estos problemas o imprevistos te ha pasado o te pasará, depende de ti como lo solucionas sin desequilibrar tu organización y mucho menos perjudicar tu presupuesto.

• Recibes mas gente de la que tenias prevista o…no recibes a nadie. Si, suena extremo, quizás de las dos posibilidades, con la que mejor podríamos improvisar es con la de tener más gente en el evento, o el no recibir gente en un evento puede ser el punto final para tu empresa. Ambos son riesgos que pueden  afectar no solo el evento presente, si no tu futuro como organizador.

• Tienes ya al personal de apoyo en sus lugares, a los asistentes en sus sillas, al ponente a punto de empezar, pero sucede…. se fue la luz o hubo una descarga y trono los equipos,   o la presentación no se ve como debe o la lampara del cañon se funde a mitad de la conferencia. Si, suena a fin del mundo  pero puede pasar. Por supuesto, aquí hay dos actores, tu como organizador que puedes  y debes anticiparte con equipo de “emergencia” alterno (¿no sirve el cañón? transmite la presentación en una pantalla de televisión con entrada HDMI, por ejemplo, o ten efectivo a la mano para rentar otro equipo o tenlo listo de una vez por si acaso) y por otro lado, el conferencista, que  debe prever desde la compatibilidad de su presentación en distintos SO, así como tener respaldos  o hasta tener lista una técnica para exponer que no dependa del uso de pantallas y cañones.

• El catering no es como te lo ofrecieron o como lo viste. Ojo, no te fíes de las comidas que te ofrecen como prueba de menú. Te recomiendo que al momento de elegir banquetero le pidas que te indique 2 fechas próximas en las que trabajara con otro cliente, pidelé permiso al  otro organizador y al mismo cliente para que veas , en tiempo y forma real su trabajo y desempeño. En foto y hablado seguro todo luce mejor, pero nada te asegura que sea asi, y menos cuando es la primera vez que trabajas con el.

• Organizas un congreso y has contratado a un ponente que tiene buenas referencias en redes así como un buen CV…. ¿ Notas el riesgo? No, bueno puede ser que empiece a hablar y a los  3 minutos los asistentes están ya desesperados, o están actualizando con unas no tan buenas notas sobre el evento o en el peor de los casos,simplemente se paran y no regresan. No todos los expertos son buenos exponiendo, ni todos los exponentes son expertos en el tema. En este punto pide referencias en video,googlealo , busca personas que lo hayan escuchado. De ser posible, asiste a un evento donde tu mismo lo escuches y así, valides tu decisión de haberlo contratado.

¿Cuáles otros problemas te han pasado?

@Felipe_Reyes_B

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