Hace algunos años pensar en combinar protocolo y organización de eventos con TICs y redes sociales podría hubiera sonado fantasioso, pero hoy en día es algo necesario, facilita su realización y control de los eventos y del mismo protocolo.
Existen diversas aplicaciones y software que nos facilita nuestro trabajo, solo mencionare algunos ejemplos, pues cada día la oferta aumenta, pero estos son básicos.
Google Drive:
Útil para trabajar en línea, con diversos colaboradores, así, quien organiza, puede actualizar la información en un documento, llevar el control de cambios, agendar reuniones en calendar y trabajar en un presupuesto con las hojas de calculo. Además, podemos hacer recordatorios que si los programamos llegaran vía email a nuestro correo corporativo (Google Apps es una forma sencilla de tener un correo, basado en gmail, con nuestro dominio, un tema aparte), de forma rápida y eficiente, siempre y cuando lo sepamos utilizar.
Redes sociales:
Cada vez las empresas, instituciones, dependencias de los 3 niveles de gobierno se unen a las redes sociales. Así, facebook es un lugar de encuentro, donde aprovechando ciertas aplicaciones, puedes gestionar eventos, que si bien, no serán un parámetro en cuanto a la asistencia a las actividades (más gente da click en “asistiré” al evento cuando ni siquiera lo ha considerado como algo probable) nos servirá para sondear interés y posible asistencia o para crear oportunidades de negocio.
http://www.eventbrite.com/ es un ejemplo donde puedes crear tu evento, combinado con facebook, de tal manera que se convierte en un gestor de invitaciones, confirmaciones, venta de boletos, comunicación, etc.
Y así como este sitio, hay muchos más.
Twitter Además de ser una red que permite una mayor interacción con los usuarios, asistentes y posibles clientes, es útil también para generar interés antes del evento, compartiendo datos interesantes, links, o bien usando hashtag con palabras que refieran al evento, generando conversaciones y a la vez promoviendo el evento de forma rápida.
Y donde queda el protocolo.
Imaginemos que esperamos al director de una dependencia que acaba de ser nombrado y del cual no conocemos, podemos googlear su nombre y obtener su imagen, su titulo, características, gustos y mucha más información que nos servira para un trato acorde y respetuoso en poco tiempo y sin tener que depender de alguien más( asistentes, compañeros, etc) aunque siempre recomendare que la informacion que obtengamos en red sea verificada antes , mas vale asegurarse.
O bien, tenemos alguna complicación y en el momento hay que hacer cambios en la logística del evento, digamos, en los discursos, en ese momento, hacemos los cambios, los enviamos por mail , mediante red y no han pasado mas de algunos cuantos minutos cuando la información ya esta donde debe estar y actualizada.
Su uso nos ayuda a monitorear el evento en el ciberespacio, saber que es lo se esta comentando de el, si hay alguna imagen o video que, tomada en el momento, podría distraer del principal objetivo del acto y poder actuar en tiempo y forma, o bien, en un corto periodo de tiempo podríamos saber las primeras impresiones sin tener que esperar a que finalice el evento y el equipo termine el sondeo horas o días después.
Sirve para también para consultar sobre algún tratamiento, sobre la precedencia, la cual usando mapas interactivos, ajustas en la computadora o dispositivo móvil y tendrás el panorama de como se vera el evento, el presídium o mesa.
En fin, aplicaciones hay muchas, la utilidad para el sector cada ves va en aumento, lo importante es saber utilizarlas como una herramienta y apoyo, complementando nuestros conocimientos y habilidades.
Felipe Reyes B.
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